In mijn werkend leven bij een groot bedrijf heb ik de afgelopen jaren veel geleerd.
Door de exponentiële groei in informatie en communicatie is verandering in je eigen gewoontes absoluut noodzakelijk.
Hoe voorkom je dat je verzuipt en je kinderen, je deze vraag stellen op zondag?
Als er 1 ding is waar we het in Nederland allemaal over eens zijn dan is dat wel dit.
Niemand zit te wachten op meer werken. We willen allemaal meer bereiken. Dat vraagt dus om slimmer werken.
Zo werkt het dus voor mij.
1. Stel je prioriteiten juist
We hebben allemaal 24 uur in een dag en 7 dagen per week. Ik probeer dus termen als ‘geen tijd voor’ zoveel mogelijk te voorkomen.
Wie wil je hiermee voor de gek houden? Als er 1 iemand behoefte heeft aan duidelijke prioriteiten, ben je dat zelf.
Door dit te benoemen maak je het inzichtelijk voor je omgeving en duidelijk voor jezelf. Onduidelijke prioriteiten zijn de grootste bron van stress.
En hoe langer je dit laat lopen, hoe erger de gevolgen. Overschat je aandacht spanne niet.
Mijn ervaring is dat een gemiddeld mens niet meer dan 3 focusgebieden echt goed aandacht kan geven. Of het nu persoonlijke ontwikkelpunten zijn, projecten of doelstellingen waar je aan werkt. Houd het overzichtelijk, niet meer dan 3 tegelijk en communiceer hier actief over.
Dat laatste is echt erg belangrijk. Je voorkomt een hoop onvrede in je omgeving door geen verkeerde signalen af te geven en daarmee verwachtingen te scheppen.
2. Start zelf met minder mail
Mail is typisch 2-richtingsverkeer. Je hoort veel mensen klagen over het ontvangen van e-mail. Maar eigenlijk niemand over dat ze zoveel versturen. Als je het niet gelooft: houd een week lang bij hoeveel mail je per dag ontvangt en verstuurt. Je zult het effect zien. Hoe meer eruit, hoe meer erin.
Mail reductie begint dus ook bij jezelf. Zelf minder mail versturen en gebruik maken van andere type contact is een goede start. Als je er bewust mee omgaat, zul je zien dat je met WhatsApp, Facebook, Twitter, Google hangout en andere vormen van messaging uiteindelijk mail vervangt. En dat is fijn, want de snelheid van deze type media zorgen er weer voor dat je minder onderwerpen tegelijk in je inbox hebt hangen.
2. Help de afzenders van lange berichten
Je kent het wel, sommige mensen hebben nu 1-maal veel te vertellen of zijn gewoon wat lang van stof. Heel gezellig, en ik kan er echt van genieten, maar een drama voor je inbox. Lange verhalen kosten veel tijd en moet je dus zoveel mogelijk zien te voorkomen. Voor mail is het simpelweg niet effectief, en hoe goed vaak bedoeld, een lang bericht wekt irritatie bij je ontvangers.
Ik ben een tijdje geleden dus begonnen met het hulp bieden aan de afzenders van lange berichten. Door te vragen wat je voor de afzender kunt betekenen of wat de afzender het liefst wil dat je met zijn bericht doet, dwing je deze na te denken over het doel achter het bericht. Zelf hoef je niet alles te lezen en ik kan je verzekeren, het is super effectief.
3. Maak je inbox simpel
Wij werken dus op kantoor met Microsoft Outlook en zijn daarmee geen uitzondering. In onze prive omgeving werk ik met Google Apps en Apple Mail, maar zakelijk knal ik er graag in outlook op los. In mijn begintijd op kantoor was Outlook mail een digitaal archief voor me; allemaal verschillende foldertjes waar ik mijn mail per onderwerp netjes in kon sorteren. Dat was 10 jaar geleden nog wel te doen. Wat mij opvalt is dat ik nog veel mensen anno 2014 op die manier zie werken. Soms wel 10-tallen folders in de archief folders waar mail zorgvuldig op onderwerp wordt weggezet.
Zonde van je tijd. Want het opruimen, ordenen en het terugvinden kost erg veel tijd en energie. Ik heb in outlook naast de standaard opties (inbox, sent, trash) nog maar 1 extra folder; Inbox archief. Alles wat ik afhandel gaat dus of naar trash of naar archief. De zoekfunctie in Outlook zorgt ervoor dat je alles op naam en onderwerp terug kunt vinden. Mijn 100 mailtjes per dag zijn op deze manier echt prima te doen in een uurtje tijd.
4. Houd je inbox schoon
Ik heb onlangs van iemand een compliment ontvangen dat ik altijd e-mail en berichten beantwoord. Zonder direct achterdochtig te worden vroeg ik ‘hoezo’ ?
Na wat doorvragen en intern onderzoek blijkt dat er best veel mensen wat minder nauwkeurig nemen met het antwoorden van hun e-mail. Responstijden van 4 dagen of een week zijn in sommige corporate organisaties geen uitzondering. Vreemd eigenlijk. als je je bedenkt dat het probleem niet de hoeveelheid berichten is, maar de tijd die er tussen het binnenkomen en antwoorden van berichten zit. Hoe meer tijd je hier tussen laat bestaan, hoe meer onderwerpen je parallel op de stapel hebt liggen. En dat wordt dus automatisch een rommeltje. Realiseer je ook eens wat voor een indruk je bij je omgeving achterlaat als je een week doet over je mail antwoorden. Ben je dan lekker scherp, lekker fit, klaar voor de strijd, kan je alles aan? Zorg dat je bij bent, de hele tijd.
5. Maak tijd voor je mail
Vrijwel iedere training over persoonlijke effectiviteit leert je deze les. Toch moet ik discipline opbrengen om het in de praktijk te brengen. Een ochtend geen mail gedaan, en dan net voor de lunch in 30 minuten 50 berichten beantwoorden gaat alleen als je je goed concentreert. Terwijl als je in de ochtend continu met je mail bezig gaat het echt wel 2x zo lang duurt.
Een beetje tussen gesprekken door en ieder kwartiertje tijdens een overleg even een berichtje eruit is echt heel verleidelijk.
Het is voor je omgeving erg onsympathiek als je tijdens gesprekken je mail beantwoordt. En wie wil dat nu zijn: onsympathiek en niet efficient? Jij niet dus, zorg ervoor dat je focus inbouwt en plan op een dag een uurtje berichten doen.
6. Cluster je inboxen
Vandaag gebruik je Mail, WhatsApp en een beetje LinkedIn of Twitter. In de toekomst gaat het ongetwijfeld veranderen. Maar het doel waarvoor je al die applicaties gebruikt is vaak om te communiceren. Als je al je applicaties op verschillende plekken op je Smartphone plaatst, loop je de kans om geregeld een berichtje te missen. Dan kom je er na een week achter dat er in je Google folder een onbeantwoord bericht staat. Niet handig, en ook hier weer niet zo’n frisse indruk voor je omgeving.
Ik heb zelf alle messaging Applicaties in 1 folder staan. 1 Inkomend berichtje op Skype, WhatsApp of Twitter en mijn folder krijgt een rood cirkeltje te zien. Dat werkt, en zorgt ervoor dat je alles onder controle houdt.
Rogier Schmit 